Pour les entreprises centrées sur les clients ou les services comme une société d’investissement, la facturation est une partie importante de votre activité.
Une facture est un document que vous envoyez aux clients et aux clients détaillant les services ou les produits que vous avez fournis, le montant total dû et une méthode de paiement.
Auparavant, la facturation était une tâche fastidieuse qui nécessitait beaucoup de paperasse. Aujourd’hui, la technologie a rendu la facturation et le paiement plus faciles et pratiques grâce aux logiciels de facturation en ligne et à d’autres technologies telles que la signature en ligne, qui rendent les documents commerciaux juridiquement contraignants et valides.
Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation et de paiement en ligne ?
Un logiciel de facturation et de paiement en ligne est conçu pour aider les entreprises à gérer et à contrôler leurs ventes et leurs services, à générer des factures, à suivre et à recevoir des paiements, etc.
Les caractéristiques de base d’un logiciel de facturation et de paiement en ligne
Aujourd’hui, vous trouverez de nombreux fournisseurs de logiciels de facturation et de paiement, comme celui-ci. Cependant, vous trouverez des caractéristiques similaires, notamment :
- Création de factures : Le logiciel de facturation vous permet de créer des factures d’aspect professionnel. La plupart ont une collection de modèles de factures que vous pouvez personnaliser pour les adapter à votre marque, tandis que d’autres vous permettent de créer un modèle de facture à partir de zéro.
- Intégration des données : Un logiciel de facturation fiable doit être capable d’extraire des informations des dossiers des clients, des feuilles de temps et d’autres projets.
- Traitement des paiements : La plupart des plateformes de facturation en ligne disposent d’un logiciel de traitement des paiements intégré, même pour la génération et la facturation de factures récurrentes.
- Dossiers des clients : Une plateforme de facturation en ligne doit permettre de suivre et de gérer plus facilement les informations relatives aux clients à partir d’un système central, afin de faciliter la génération automatique des factures.
- Devises multiples : Les entreprises en ligne ayant souvent des clients internationaux, un logiciel fiable doit prendre en charge plusieurs devises pour permettre les transactions internationales.
- Déclaration fiscale : Tout logiciel de facturation et de paiement en ligne réputé doit être capable de générer automatiquement des rapports pour les déclarations fiscales et de les stocker dans le système pour un calcul et un traitement simplifiés.
Les avantages des logiciels de facturation et de paiement en ligne
Cette technologie offre plusieurs avantages par rapport à la facturation traditionnelle. Voici quelques avantages à investir dans un logiciel de facturation et de paiement en ligne :
Paiements plus rapides et amélioration de la trésorerie
La facturation traditionnelle utilise le courrier postal. Et le courrier postal est, eh bien, lent. Ainsi, le délai de paiement avec les méthodes de facturation traditionnelles est lent. En outre, si un client paie par chèque, la compensation de vos fonds peut prendre un certain temps. En revanche, les paiements par carte de débit ou de crédit sont généralement déposés sur votre compte en plusieurs jours ouvrables.
Toutefois, avec un logiciel de facturation en ligne, vous pouvez envoyer des factures électroniques directement dans la boîte aux lettres électronique de vos clients, où ils peuvent également avoir la possibilité de payer en quelques clics.
Cette technologie vous permet d’envoyer une facture juste après avoir effectué un travail, en évitant les processus administratifs inutiles et fastidieux, ce qui vous assure d’être payé à temps. Et des paiements plus rapides peuvent vous aider à améliorer votre trésorerie et à faire en sorte que votre entreprise reste dans le vert.
Rentabilité et respect de l’environnement
Il ne s’agit peut-être que de quelques euros par-ci par-là, mais les coûts liés à l’envoi de factures par courrier peuvent rapidement s’accumuler. L’affranchissement peut sembler peu coûteux, mais si vous envoyez régulièrement des factures par courrier, cela peut représenter une part importante de votre budget. Sans parler du coût de l’impression, de l’encre et du papier.
Avec un logiciel de facturation en ligne, l’envoi des factures aux e-mails de vos clients est gratuit. Vous n’avez pas non plus à vous soucier de l’impression de copies physiques. Non seulement cela permet d’économiser le coût du matériel et des équipements d’impression, mais c’est aussi un pas vers la réduction de votre empreinte carbone.
Suivi et organisation faciles
Lorsque les factures papier s’empilent, elles ont tendance à être désorganisées et il est difficile de les suivre et de les gérer.
Le logiciel de facturation en ligne vous aide à organiser vos documents, en sauvegardant et en classant automatiquement les factures afin qu’elles soient plus faciles à trouver lorsque vous en avez besoin. De plus, les factures en ligne sont plus faciles à suivre car la plupart des logiciels proposent des fonctions de recherche et de filtrage. Cela vous permet de voir ce qui a été payé ou quel client a des factures en retard.
Coût d’un logiciel de facturation et de paiement en ligne
Vous trouverez plusieurs logiciels de facturation gratuits qui vous permettront de créer des factures professionnelles et d’autres fonctions de base. Toutefois, si vous souhaitez passer complètement à la facturation en ligne, vous devez envisager les options payantes.
Les prix peuvent varier et la plupart des fournisseurs proposent leurs logiciels dans le cadre de plans tarifaires flexibles sur une base mensuelle ou annuelle. En moyenne, vous trouverez des logiciels à partir de 10 € ou jusqu’à 50 € par mois. Veillez donc à prendre en compte vos besoins et à trouver un fournisseur capable de les satisfaire.
Conclusion
Ne laissez pas vos finances se détériorer. En utilisant le bon logiciel de facturation et de paiement en ligne, vous pouvez créer des factures en quelques secondes, organiser et suivre les transactions commerciales, et être payé plus rapidement. En fin de compte, vous économiserez du temps et de l’argent, et vous bénéficierez d’un traitement rationalisé des paiements, au bénéfice de vos résultats.